Algemene voorwaarden elektronische facturatie

Deze voorwaarden zijn van toepassing in de relatie tussen Pidpa en haar klanten.

 Algemeen

  1. U aanvaardt uitdrukkelijk om uw facturen elektronisch te ontvangen door gebruik te maken van deze dienst. Door jezelf in te schrijven voor e-facturatie verklaart u zich expliciet akkoord met deze algemene voorwaarden, en bevestigt u dan ook automatisch dat u deze voorwaarden begrijpt. Onze overeenkomst aangaande de elektronische verzending en raadpleging van uw facturen treedt op dat ogenblik in werking.
  2. Wanneer u aanvaardt om uw facturen elektronisch te ontvangen, dan zullen deze niet langer in een papieren vorm, via de gewone post, bezorgd worden – niet als een origineel, noch als een kopie. U maakt aldus een duidelijke keuze voor dit systeem (optin). Uw elektronische factuur zal het enige, originele exemplaar van de factuur vormen, en zal de wettelijke betekenis en draagwijdte van de factuur hebben.
  3. Uw facturen worden per e-mail verzonden naar het e-mailadres dat u opgeeft. U dient er zelf zorg voor te dragen dat dit e-mailadres alleen toegankelijk is voor personen die kennis mogen nemen van deze confidentiële gegevens.
  4. U kan uw elektronische facturen gedateerd tot 11 maart 2019 raadplegen via de website https://pidpa.adminbox.eu/ waar u toegang heeft tot een overzicht van uw facturen mits opgave van uw klantnummer en paswoord. Deze link blijft beschikbaar tot 30 april 2020. U kan uw facturen raadplegen, bepaalde facturen gericht zoeken, downloaden en/of afprinten. Wij raden u aan om deze te downloaden en op uw eigen systeem te bewaren gedurende de termijn die de wet vereist.
  5. In het kader van de elektronische verzending van de facturen worden uw persoonsgegevens verwerkt door ons en onze dienstverleners, zoals o.m. (maar niet beperkt tot) uw naam, voornaam, e-mailadres, klantnummer, transactionele gegevens, bedrag. U garandeert dat deze gegevens correct zijn, en dat u elke wijziging van deze gegevens onmiddellijk zal aanpassen in de mate van het mogelijke of onmiddellijk zal mededelen aan Pidpa. De mededeling van incorrecte of verouderde gegevens aan onze diensten kan resulteren in foutieve communicatie waarvoor wij niet aansprakelijk zijn.
  6. U aanvaardt dat zowel wij als onze dienstverleners uw persoonsgegevens verwerken in het kader van de elektronische communicatie. Bij de verwerking van deze persoonsgegevens leven wij met de grootste zorg de regels na die door de toepasselijke wetgeving worden opgelegd. Daarbij nemen wij alle redelijke maatregelen die nodig zijn om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, aantasting en ongeoorloofde toegang.
  7. Onze dienstverleners en wij besteden de gepaste zorg aan de ontwikkeling van programma’s en software voor de toegang tot en het gebruik van de elektronische communicatie, met gebruik van de nodige beveiligingssystemen en de gepaste maatregelen voor de bescherming van de confidentialiteit en integriteit van de communicatie. Wij kunnen echter niet garanderen dat de beveiliging in alle omstandigheden volledig verzekerd is. Wij hebben het recht om onze beveiligingstechnieken en –procedures aan te passen aan de evolutie, en wij kunnen in dat kader eisen dat u een bepaald type van communicatiesoftware of hardware aanwendt die de gebruikte techniek ondersteunt. U dient tevens zelf in te staan voor de normale beveiliging van uw systeem tegen virussen, spyware en andere schadelijke software.
  8. U dient zorg te dragen voor de beveiliging van uw login (klantnummer en paswoord). Indien u meent dat een niet-toegelaten persoon kennis heeft genomen van deze gegevens, dient u ons daarvan zo snel mogelijk te verwittigen.
  9. De ontvangst en raadpleging van de elektronische facturen is afhankelijk van bepaalde technische vereisten ten aanzien van uw computer en uw verbinding met het internet. U kan kennis nemen van de technische voorwaarden die van tijd tot tijd kunnen wijzigen. U bent verantwoordelijk voor de naleving van deze vereisten en voor het gebruik van uw hard- en software.
  10. De dienst van elektronische verzending en raadpleging kan gedurende een redelijke duurtijd onderbroken worden omwille van onderhoudswerkzaamheden door onze dienstverlener, uw internetprovider of andere derden. Dergelijke onderbreking zal in de mate van het mogelijke aangekondigd worden, maar wij kunnen dit niet steeds garanderen. In elk geval zijn wij niet aansprakelijk voor dergelijke onderbrekingen.
  11. De elektronische verzending en raadpleging van uw facturen is kosteloos. Indien de diensten betalend zouden worden, wordt u tijdig op de hoogte gebracht, en u zal dan het recht hebben om u uit te schrijven (optout) vooraleer de nieuwe regeling in werking treedt.
  12. Indien u zich inschrijft op deze dienstverlening, zal u enkel uw facturen elektronisch ontvangen.  Andere communicatie (bv. herinneringsbrieven voor onbetaalde facturen, …) blijft Pidpa op papier via de post versturen.  U ontvangt wel een gratis herinneringsmail voor vervaldag van uw factuur.

 Verantwoordelijkheden

  1. Wij bieden alleen de garanties die uitdrukkelijk in deze voorwaarden worden opgenomen. Wij bieden geen garanties aangaande de beschikbaarheid van deze dienstverlening, noch aangaande mogelijke claims van derden aangaande hun intellectuele rechten, noch de geschiktheid van deze dienstverlening voor een specifiek doel of specifieke behoeften.
  2. U bent verantwoordelijk voor het gebruik van uw klantnummer en paswoord en het gebruik van onze dienstverlening. Het verzenden, consulteren of verwijderen van berichten of gegevens is uw volledige verantwoordelijkheid, en elk gebruik van uw klantnummer wordt geacht uit te gaan van uzelf. U bent verantwoordelijk voor de regelmatige raadpleging, controle en bewaring van de verzonden facturen, de opvolging van de daadwerkelijke ontvangst van de facturen en de opvolging van de bevestiging. U bent ook als enige verantwoordelijk voor de correcte mededeling dat u geen elektronische facturen meer wenst te ontvangen.
  3. U verbindt zich ertoe om de dienst van elektronische facturatie te gebruiken conform deze algemene voorwaarden, de technische vereisten, en de nationale en internationale regelgeving. U zal het systeem in het bijzonder niet gebruiken voor het posten, downloaden, uploaden, verzenden of verspreiden van berichten die een aantasting zouden betekenen van de waardigheid van de menselijke persoon of het privéleven van personen, noch voor de aanmoediging van misdrijven of het gebruik van verboden middelen, noch voor de aanmoediging van discriminatie, haat of geweld, gebaseerd op ras, afkomst, godsdienstige overtuiging of xenofobie, noch voor mededelingen die overkomen als misleidend, beledigend, kwetsend, obsceen of bedreigend, noch voor enige andere schending van de rechten van derden of voor de verzending van ongewenste berichten, in het bijzonder commerciële communicatie, noch voor de introductie van virussen of andere vormen van schadelijke softwarecode. U zal geen poging ondernemen om een onrechtmatige toegang te verkrijgen tot gebruikersgegevens van andere personen dan uzelf of kennis te nemen van gegevens die aan anderen gericht zijn, noch de gebruikersgegevens van anderen trachten te verzamelen. U zal in het algemeen de principes van het telecommunicatiegeheim en de wetgeving inzake informaticacriminaliteit naleven.
  4. U bent aansprakelijk voor elke schade die u door opzet, onvoorzichtigheid of onachtzaamheid veroorzaakt aan ons, onze dienstverleners of derden. U verbindt zich ertoe ons en onze dienstverleners te vrijwaren en te vergoeden voor elke aanspraak op of veroordeling tot schadeloosstelling, waarvan wij (of onze dienstverleners) het voorwerp zouden zijn ten gevolge van de niet-naleving van deze voorwaarden of onrechtmatige handelingen gesteld met een foutief gebruik van onze diensten. U aanvaardt om in die omstandigheden alle nodige bijstand te verlenen en vrijwillig tussen te komen indien wij dit nuttig achten.
  5. Wij zijn slechts aansprakelijk voor deze kosteloze dienstverlening ingeval van zware fout of opzet, en slechts tot vergoeding van de rechtstreekse schade, met een gecumuleerd maximum van 100 EUR per kalenderjaar. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade die vermeden of beperkt had kunnen worden indien u een normale controle van uw transacties zou hebben uitgevoerd, of die veroorzaakt wordt door omstandigheden van overmacht of door derden. Elke klacht of aanspraak moet aan ons worden medegedeeld binnen 30 kalenderdagen nadat u kennis had of redelijkerwijze had moeten hebben van het feit dat aanleiding geeft tot de klacht of aanspraak.

 Beëindiging

  1. U kan het systeem van elektronische verzending van uw facturen te allen tijde stopzetten door middel van een link in de e-mail aangaande uw elektronische factuur, die u toelaat zich uit te schrijven. Ingeval van stopzetting (optout) zullen uw facturen niet langer in elektronische vorm, doch in papieren vorm over de gewone post naar uw adres verzonden worden, zoals dat door ons gekend is. Alle facturen die u ontvangen heeft tijdens de periode dat u was ingeschreven voor elektronische facturen (tot 11 maart 2019), blijven beschikbaar op de website tot 30 april 2020.
  2. Wij kunnen de elektronische verzending en raadpleging van de facturen te allen tijde onmiddellijk schorsen of beëindigen wanneer wij een ernstige inbreuk vaststellen op deze algemene voorwaarden, zoals, maar niet beperkt tot, de mededeling van foutieve gegevens, of misbruiken van het systeem, door wie dan ook. Wij kunnen de elektronische verzending en raadpleging van de facturen te allen tijde beëindigen zonder opgave van een reden, mits een voorafgaandelijke kennisgeving gebeurt van 1 maand. U dient dan de nodige voorzorgen te nemen voor de bewaring van de verzonden facturen.

 Varia

  1. De intellectuele rechten op de computerprogramma’s gebruikt voor de dienstverlening behoren toe aan onze dienstverleners. U erkent dat u slechts een gebruiksrecht heeft zoals voorzien in deze algemene voorwaarden en voor de duur van onze overeenkomst. U heeft niet het recht om de applicatiesoftware te kopiëren, te decompileren of op enige wijze aan te passen, noch om deze software of de documentatie ervan over te maken aan derden.
  2. Deze algemene voorwaarden en de technische en operationele voorwaarden van onze dienstverlening kunnen van tijd tot tijd door ons gewijzigd of geactualiseerd worden al naar gelang de behoeften van de dienstverlening.
  3. Ingeval van discussie aangaande de verzending van, of de inhoud van, verzonden gegevens, aanvaardt u dat onze servers en logbestanden, of deze van onze dienstverleners, bruikbare informatie bevatten om bepaalde feiten te bewijzen of te ontkrachten.
  4. Ingeval van technische vragen of problemen kan u contact opnemen via klant@pidpa.be of via het contactcenter van Pidpa, van maandag tot vrijdag tussen 8.00 uur en 17.00 uur op het gratis nummer 0800 90 300 (optie 1). Bemerkingen of vragen over uw factuur kan u doorgeven via dit formulier [http://www.pidpa.be/formulieren/probleem-met-factuur-betaling-melden] of via het contactcenter van Pidpa, van maandag tot vrijdag tussen 8.00 uur en 17.00 uur op het gratis nummer 0800 90 300 (optie 1).
  5. Wij, en onze dienstverleners, registreren de toegang tot en het gebruik van deze service. Wij houden een log (elektronisch logboek) bij waarin de gegevens betreffende het gebruik van de service worden opgenomen. Dit log kan gereproduceerd worden op papier of op elke andere bruikbare drager of opslagmedium. Het log zal het bewijs leveren dat toegang werd verkregen tot de dienst, tenzij het tegendeel bewezen wordt.

Versie
De voorwaarden zijn geldig vanaf 12 maart 2019.